Trong bối cảnh toàn ngành Ngân hàng và Agribank đang đẩy mạnh công cuộc chuyển đổi số toàn diện, việc tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ nội bộ là một yêu cầu cấp thiết. Xuất phát từ thực tiễn hoạt động tại Chi nhánh Hải Dương II, nhiều nghiệp vụ vẫn còn phụ thuộc vào các thao tác thủ công, tốn thời gian, tiềm ẩn nguy cơ sai sót và lãng phí nguồn nhân lực.

Bài viết với mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin thông qua các phần mềm nội bộ Chi nhánh tự phát triển để tự động hóa các nghiệp vụ lặp đi lặp lại, giải phóng sức lao động cho cán bộ, chuẩn hóa quy trình và nâng cao độ chính xác của dữ liệu. Ý tưởng cốt lõi là "số hóa từ gốc", xây dựng các công cụ phần mềm "thực hiện quy trình nghiệp vụ" vừa vặn với các nhu cầu đặc thù của Chi nhánh, giúp cán bộ nghiệp vụ có thêm thời gian tập trung vào các công việc chuyên sâu và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

Các giải pháp phần mềm tự xây dựng

Trên cơ sở phân tích các điểm nghẽn trong vận hành, Chi nhánh Hải Dương II đã chủ động nghiên cứu, thiết kế và triển khai một loạt các ứng dụng, tiện ích phần mềm nhằm giải quyết các bài toán cụ thể, bao gồm:

•    Nhóm Báo cáo & Dữ liệu:

o    Phần mềm Điện báo ngày: Phần mềm tổng hợp và tạo lập các báo cáo số liệu điện báo hàng ngày các chỉ tiêu: Nguồn vốn, Dư nợ, Doanh thu xử lý rủi ro và số liệu hoạt động toàn bộ Chi nhánh từ Hội sở đến các PGD tại các đơn vị.

 
o    Phần mềm Báo cáo số liệu thu dịch vụ: Phần mềm tổng hợp số liệu thu phí dịch vụ từ các hệ thống IPCAS, doanh số, số liệu thu Abic,… trong toàn Chi nhánh. 

o    Ứng dụng quản lý số liệu báo cáo tiết kiệm dự thưởng: Số hóa việc theo dõi, quản lý và báo cáo dữ liệu liên quan đến các chương trình tiết kiệm dự thưởng tại Chi nhánh.

•    Nhóm Quản lý Tín dụng & Hồ sơ:

o    Ứng dụng Quản lý giao nhận hồ sơ, nợ hóa đơn giải ngân: Chuẩn hóa quy trình luân chuyển, bàn giao hồ sơ và theo dõi nợ hóa đơn giải ngân.

 
o    Ứng dụng Quản lý lưu trữ hồ sơ tín dụng: Số hóa kho lưu trữ, giúp tra cứu, quản lý hồ sơ tín dụng theo từng Khách hàng, CB Quản lý, đơn vị phòng ban, địa bàn quản lý nhanh chóng, chính xác.

 
Tại giao diện hiển thị quản lý thông tin chi tiết của hồ sơ khách hàng vay vốn theo từng danh mục quản lý: Hồ sơ vay vốn, hồ sơ bảo đảm tiền vay, hồ sơ pháp lý, giấy nhận nợ, biên bản kiểm tra… Cán bộ QLKV có thể yêu cầu xem hồ sơ tại danh mục, hồ sơ được chuyển qua KSV phê duyệt và GDV xem thông tin chi tiết của từng hồ sơ yêu cầu xem tương ứng. 

 
o    Ứng dụng Quản lý quy trình thẩm định Hồ sơ vay vốn: Theo dõi tiến độ, phân công và quản lý các bước trong quy trình thẩm định theo hồ sơ của từng Cán bộ Quản lý khoản vay, nâng cao tính minh bạch.

 
•    Nhóm Tiện ích Hỗ trợ:

o    Tiện ích hỗ trợ cập nhật phiên bản IPCAS: Tự động hóa việc kiểm tra và cập nhật phiên bản phần mềm IPCAS, giảm thao tác thủ công cho cán bộ, ứng dụng cập nhật tự động từ máy chủ nội bộ tại Chi nhánh.

 
o    Tiện ích hỗ trợ in phiếu xuất kho tiền mặt, ngoại tệ, ấn chỉ quan trọng: Tự động điền thông tin, liên kết dữ liệu để in phiếu xuất kho tự động, giảm thời gian nhập thủ công dễ thực hiện và sử dụng thống nhất tại các đơn vị trong toàn Agribank Chi nhánh Hải Dương II.

Quy trình phát triển và triển khai

1.    Khảo sát thực tế: Tổ nghiệp vụ (cán bộ tín dụng, kế toán, kho quỹ...) trực tiếp mô tả các vướng mắc, các thao tác thủ công lặp lại hàng ngày.

2.    Phân tích và thiết kế: Bộ phận Quản lý và vận hành hệ thống CNTT tại Chi nhánh tiến hành tiếp nhận phân tích yêu cầu, thiết kế luồng dữ liệu, cơ sở dữ liệu và giao diện người dùng đơn giản, thân thiện phù hợp với từng nghiệp vụ đặc thù tại Chi nhánh.

3.    Phát triển và Thử nghiệm: Xây dựng phần mềm và cho chạy thử nghiệm song song với quy trình cũ để đối chiếu, tinh chỉnh.

4.    Đào tạo và Triển khai: Hướng dẫn, đào tạo cán bộ nghiệp vụ sử dụng và chính thức đưa vào vận hành, liên tục ghi nhận phản hồi để cải tiến.

Điểm nhấn: Tối ưu hóa nghiệp vụ qua tự động hóa

•    Trước khi áp dụng các giải pháp (Thủ công):

o    Quản lý hồ sơ tín dụng: Cán bộ phải tra cứu sổ sách, file Excel rời rạc để tìm vị trí, tình trạng hồ sơ. Việc bàn giao, luân chuyển hồ sơ chậm trễ, dễ thất lạc.

o    Lập báo cáo (Điện báo ngày, thu dịch vụ): Kế toán phải truy cập nhiều phân hệ (IPCAS, MIS, …), xuất dữ liệu thủ công, sau đó sao chép, tổng hợp bằng Excel. Quy trình này tốn nhiều giờ làm việc cuối ngày và nguy cơ sai số cao (copy-paste nhầm).

o    Nghiệp vụ kho quỹ: Giao dịch viên phải nhập liệu lặp lại thông tin khách hàng, loại tiền... khi lập phiếu xuất kho, tốn thời gian và dễ nhầm lẫn.

•    Sau khi áp dụng các giải pháp (Tự động hóa):

o    Hồ sơ tín dụng thông minh: Ứng dụng quản lý lưu trữ hồ sơ tín dụng cho phép tra cứu tức thì vị trí, lịch sử luân chuyển chỉ bằng một cú click. Ứng dụng quản lý quy trình thẩm định giúp lãnh đạo nắm bắt được hồ sơ đang ở khâu nào, ai đang xử lý.

o    Báo cáo: Các phần mềm báo cáo tự động kết nối, truy vấn cơ sở dữ liệu và xuất ra báo cáo hoàn chỉnh chỉ trong vài phút. Dữ liệu đảm bảo tính nhất quán, chính xác hỗ trợ người dùng trong toàn Chi nhánh tra cứu thuận tiện.

o    Hỗ trợ nghiệp vụ tức thời: Tiện ích in phiếu xuất kho tự động giúp cho giao dịch viên, rút ngắn thời gian, dễ dàng thao tác thực hiện trên ứng dụng website.

Giá trị và Hiệu quả thực tiễn

Đây không chỉ là các phần mềm, mà là một giải pháp tổng thể mang lại giá trị thực tiễn, đo lường được:

•    Giảm thiểu thời gian lao động: Giải phóng hàng giờ thủ công trong mỗi tháng cho các cán bộ nghiệp vụ khỏi các công việc thủ công, nhàm chán. Nguồn lực này được điều chuyển sang công tác chăm sóc khách hàng, phát triển kinh doanh và kiểm soát rủi ro.

•    Nâng cao chất lượng hiệu quả: Chuẩn hóa 100% các quy trình được đưa vào phần mềm. Tình trạng "quên" bước, làm tắt hay sai sót dữ liệu do nhập liệu thủ công được loại bỏ trong quá trình triển khai.

•    Tăng cường quản trị rủi ro: Dữ liệu được số hóa, tập trung, minh bạch, giúp Ban lãnh đạo dễ dàng kiểm soát điều hành hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong công tác quản lý hồ sơ tín dụng.

•    Phát huy tinh thần đổi mới: Những giải pháp chứng minh năng lực tự chủ và tinh thần sáng tạo của cán bộ tại chi nhánh. 

Kết luận

Chuỗi phần mềm ứng dụng xây dựng của Agribank Chi nhánh Hải Dương II là minh chứng rõ nét cho việc chuyển đổi số từ cơ sở. Phần mềm đã trực tiếp giải quyết các bài toán nghiệp vụ cụ thể, mang lại hiệu quả ngay lập tức trong việc tối ưu hóa vận hành, giảm tải lao động và nâng cao chất lượng công việc.

Đây không chỉ là giải pháp công nghệ, mà còn là sự thay đổi về tư duy làm việc, hướng tới một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và hiện đại hơn, góp phần tích cực vào thành công chung của Agribank trên hành trình chuyển đổi số.

                     Đào Xuân Hiệp - Bộ phận CNTT Agribank CN Hải Dương II
 

Quay trở lại